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Permette di organizzare il lavoro. Rafforza lo spirito di gruppo. Stimola la discussione. Ma come si organizza una riunione efficace? Miniguida per sfruttare al meglio i meeting aziendali. 

Alzi la mano chi non si è mai annoiato durante una riunione. Capita quasi a tutti. La colpa è di chi le organizza male. Secondo la multinazionale inglese di consulenza Genesys Conferencing, il 35% dei manager trascorre ogni giorno due ore in meeting aziendali. Ore che si allungano quanto più alta è la qualifica che si possiede. I vantaggi sono molti, eppure non sempre si raggiunge l'obiettivo. "Grazie ai meeting, è possibile creare una migliore coesione nel gruppo di lavoro. Ma basta poco per compromettere il risultato finale" spiega Adriana Galgano, partner della società di formazione e consulenza Ottantaventi. Un esempio: iniziare in ritardo rispetto all'ordine del giorno non è una banalità. I 15 minuti di otto persone che, nell'attesa, non concludono nulla sono una perdita di energie e soprattutto di denaro per l'azienda. Meglio fare meno riunioni, ma più organizzate.

"Un po' di preparazione è necessaria per tutti -commenta Adriana Galgano - perché presenziare senza avere studiato in anticipo il proprio intervento significa, nella maggior parte dei casi impoverire il livello della discussione. Altro punto importante, in fase organizzativa, è l'assegnazione dei posti. Accostando persone di gruppi diversi, si faciliterà la coesione all'interno dell'azienda". Con questa tattica si evita anche la formazione di coalizioni, che impediscono il vero scopo dei meeting, cioè ottenere la collaborazione di tutti.

Ogni incontro è condotto da un leader, che coordina gli interventi secondo l'ordine del giorno e può essere aiutato da un coadiutore per introdurre gli argomenti, proporre soluzioni e appianare gli eventuali conflitti. "Chi presiede l'incontro deve controllare il linguaggio, saper gestire le obiezioni, dosare il tempo degli interventi ed evitare lungaggini inutili. E, soprattutto, assicurarsi che la riunione si concluda con un risultato: altrimenti, i partecipanti penseranno di aver perso la giornata" afferma Adriana Galgano.

E a fine lavoro? Fondamentale inviare un report, affinché non ci siano equivoci sulle decisioni raggiunte. "Sono sufficienti poche righe -spiega Adriana Galgano - che riassumano i punti salienti dell'incontro". Infine, un'ultima dritta: fissare l'orario di chiusura evita perdite di tempo e, soprattutto, il prolungarsi delle discussioni. Senza motivo."

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