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Compiti
e responsabilità
dell’assistente di direzione
 Massimo
Brizzi è dal 1992 partner di Ottantaventi.
Svolge attività di
formazione nei settori management e vendite.
Lavora in Italia per aziende di importanza nazionale ed
internazionale. Partecipa a progetti di formazione internazionali.
Il ruolo delle
assistenti di direzione ha subito negli ultimi anni una serie di rapidi
mutamenti.
Ad esse infatti è sempre più spesso richiesto di svolgere il ruolo
di vero e proprio alter ego dei manager, di cui sono da sempre
chiamate a gestire i tempi dell’attività e a filtrare impegni e
richieste, ma anche, sempre più spesso, a sostituirli in compiti di
crescente responsabilità.
Alcune delle principali cause di questa evoluzione sono:
-
le
crescenti esigenze di efficienza organizzativa da parte
delle diverse aziende;
-
gli
impegni sempre più pressanti dei manager;
-
l’insorgere
nel “quotidiano” aziendale di criticità particolari, che
richiedono tempi di risposta molto ristretti;
-
una
crescente complessità dello scenario relazionale da
gestire in vece o in assenza del manager.
Per gestire al meglio
questo mutamento di ruolo, all’assistente di direzione viene
richiesta la capacità di svolgere in maniera efficace un complesso
mix di attività: sia le tradizionali attività connesse al ruolo
dell’assistente di direzione, sia quelle che negli ultimi tempi sono
sempre più richieste.
-
Organizzare
e gestire l’agenda e la corrispondenza del capo, ma anche
rappresentare il capo quando (spesso) non è in ufficio.
-
Filtrare
le comunicazioni in ingresso e in uscita, organizzare riunioni,
redigere verbali, lettere, comunicati stampa, ma anche
redigere e presentare. autonomamente relazioni su prodotti o
progetti
-
Preparare
contratti e documentazione per la partecipazione a gare ma
anche partecipare o fare da supervisore a processi di
implementazione e mantenimento di progetti complessi (per esempio
sistemi qualità).
-
Gestire
i rapporti con clienti e fornitori
ma anche gestire il cliente direzionale nel post
vendita.
-
Pianificare
gli approvvigionamenti ma anche gestire in prima persona
alcune voci di budget.
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