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Riunioni efficaci ed efficienti
 Massimo Brizzi è dal 1992
partner di Ottantaventi.
Svolge attività di formazione nei
settori management e vendite. Lavora in Italia per
aziende di importanza nazionale ed internazionale. Partecipa a
progetti di
formazione internazionali.
Come riuscire ad organizzare riunioni inefficaci e inefficienti?
Sono cinque i "segreti" che permettono di raggiungere questo non invidiabile risultato:
- dare alla riunione un obiettivo vasto ed imprecisato;
- permettere durante la riunione brusii o scambi di battute:
"..sono tutte persone di buon senso, entro breve
smetteranno..";
- mantenere una certa dose di indeterminatezza relativamente a
-argomenti trattati
-successione degli interventi
-tempo da dedicare a ciascun intervento
in modo da creare attesa e suspence su questi argomenti;
- permettere divagazioni e considerazioni su argomenti che non riguardano l’oggetto della riunione:
"magari ci dà utili spunti per la riunione
successiva…";
- non dedicare tempo alle conclusioni e alla definizione di quando svolgeremo e di cosa parleremo nella riunione successiva:
"avremo tempo di pensarci meglio ed eviteremo decisioni
affrettate…".
Quali sono invece i segreti per rendere le riunioni efficaci
ed efficienti?
Si tratta di un obiettivo raggiungibile se:
- fissiamo con precisione
l’obiettivo della riunione, sforzandoci di renderlo comprensibile,
valutabile e motivante per tutti (esempio: "come
aumentare i risultati commerciali in Area 3 grazie ad un miglior
utilizzo degli stumenti del CRM"
è preferibile a "miglioramento dell’utilizzo degli strumenti del
CRM aziendale";
- evitiamo con tecniche e comportamenti adeguati il protrarsi di brusii o di scambi di battute sottovoce tra i partecipanti: diamo in questo modo
importanza all’argomento che stiamo trattando e a chi sta parlando;
- definiamo e comunichiamo in anticipo l’ ordine del giorno;
- focalizziamoci su di esso, interrompendo abilmente le possibili divagazioni che, se interessanti, verranno prese in considerazione in altro momento (esempio:
"..parleremo di questo durante la riunione relativa al budget
…");
- illustriamo con chiarezza le conclusioni della riunione e sintetizziamone i passaggi principali; definiamo tempi di svolgimento delle azioni eventualmente concordate e gli argomenti della riunione successiva. Se per qualsiasi motivo non possiamo farlo, comunichiamo ai partecipanti entro quale data e da chi riceveranno notizie su questo.
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