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Time Management e 
Self Management

Massimo Brizzi è dal 1992 partner di Ottantaventi.

Svolge attività di formazione nei settori vendite e marketing, customer care e management. Lavora in Italia per aziende di importanza nazionale ed internazionale. Partecipa a progetti di formazione internazionali.

Le notevoli sollecitazioni a cui le aziende sono sottoposte richiedono al management di migliorare costantemente l'abilità di gestire il proprio tempo e quello dei collaboratori.

Il tempo è una risorsa scarsa che si consuma anche se non la utilizziamo. Per usarlo efficacemente è quindi importante migliorare il nostro comportamento in relazione ad esso (self-management).

Ecco una veloce check-list di verifica dell'efficienza del nostro self-management relativo alla risorsa "tempo":

• nella nostra giornata lavorativa ricorrono pensieri come:

"accidenti mi sono scordato di….." 
"devo aumentare la mia (o del mio gruppo) produttività" 
"continuano ad interrompermi" 
"non riesco a trovare mai il documento (il file) 
che mi serve"?

• Rimandiamo spesso a domani compiti e attività che non siamo riusciti a svolgere?
  

• Riceviamo spesso deleghe improprie da parte di colleghi e collaboratori?
  

• Ci capita di accorgerci improvvisamente di essere in ritardo sul raggiungimento di un obiettivo?

Per non rispondere sì a ciascuna di queste domande, è importante potenziare le quattro capacità fondamentali di:

• definire gli obiettivi e le priorità, 

• pianificare e programmare le attività,

• analizzare i progressi compiuti in relazione agli obiettivi,

• valutare costantemente il livello di efficienza dell'utilizzo del proprio tempo e di quello del proprio gruppo.

Quali sono i motivi dell'importanza di queste quattro capacità?

Definire chiaramente gli obiettivi e le priorità permette di indirizzare il lavoro proprio e dello staff  in modo efficace e di aumentare nei collaboratori la motivazione a lavorare per il loro raggiungimento.

Pianificare e programmare le attività di ciascuno consente a tutto il gruppo di sapere quotidianamente "cosa fare" e "cosa fare prima" e come questo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo.

Analizzare periodicamente questa "lista" di attività e verificarne congruenza ed efficacia in relazione al raggiungimento o meno degli obiettivi permette al manager di:

• controllare costantemente il grado di avvicinamento all'obiettivo, in linea con il principio "puoi controllare ciò che puoi misurare"

• rivedere le priorità e redistribuire i compiti e le attività nel gruppo.

Verificare l'efficacia delle modalità di utilizzo del tempo da parte del gruppo consente di individuare le possibili inefficienze, le azioni correttive da apportare e la giusta quantità di tempo da allocare per le diverse attività in relazione alle priorità.

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